Archiv für Januar 2009

Einführung einer Projektmanagement-Methode

Montag, 19. Januar 2009

Im vergangenen Jahr konnte Altenfelder Services Consulting ein Projekt zur Einführung einer Projektmanagement-Methode erfolgreich abschließen. Der Kunde ist die deutsche Niederlassung eines führenden internationalen Lebensmittel-Konzernes, der 2008 mit weltweit gut 2000 Mitarbeitern knapp 700 Mio EUR umgesetzt hat.More...

Die Ausgangslage:

Aufgrund des raschen Wachstums in der Vergangenheit, auch durch Firmenzukäufe, und der sehr spezifischen Anforderungen an die Beschaffung und die Integration von Produktionsstätten hatte der Kunde den konkreten Bedarf, sein Führungspersonal kurzfristig in Projektmanagement-Methoden zu schulen.

Der Lösungsansatz:

In enger Absprache mit dem Kunden wurde ein Training konzipiert, das seinem speziellen Bedarf Rechnung tragen sollte. Schwerpunkte der Ausbildung waren dabei insbesondere die Phasen der Projektfindung, der Meilenstein-Definition und -Kontrolle, sowie die Prozesse zum Berichts- und Eskalationswesen. Ein weiterer wichtiger Punkt war für den Kunden, wie Abweichungen im Projekt frühzeitig zu erkennen sind und wie dabei zu verfahren ist.

Die zu trainierende Mitarbeitergruppe bestand aus 12 Abteilungsleitern und 10 Sachbearbeitern, die in zwei gemischten Gruppen trainiert werden sollten.

Die Trainings wurden in eine eintägige Kickoff-Veranstaltung und ein dreitägiges Folgeseminar aufgeteilt, die beide jeweils zweimal durchgeführt werden.

Das Training hat das konzerneigene Projektmodell zugrunde gelegt, welches zwar bereits übersetzt aber noch nicht auf die lokalen Gegebenheiten angepasst war. Diese Anpassung wurde im Rahmen des Trainings von den Führungskräften selber erarbeitet, wodurch eine hohe Akzeptanz der Methode erreicht werden konnte. Hilfreich war dabei, im Rahmen eines Benchmarkes allgemein gültige Prozessdefinitionen aus den gängigen PM-Standards heranzuziehen und auf die Eignung für den Kunden zu überprüfen.

Dem Kunden war wichtig, dass die Trainingsmaßnahme praxisbezogen und “bodenständig” sein sollte und, wo möglich, auf englische Begriffe verzichtet. Der best practice-Ansatz mit Bezug auf erfolgreiche Praktiken anderer Unternehmen wurde deshalb mit Absicht gewählt.

Das Resultat:

Der Kunde hat nach der Durchführung der Trainingsmaßnahmen sehr schnell eigene Pilotprojekte aufgesetzt, die unter der Beobachtung eines dediziert installierten Projektbüros durchgeführt wurden. Die im Rahmen der Methodenanpassung initiierten wöchentlichen Sitzungen des Lenkungskreises sind inzwischen fest etabliert und haben dazu geführt, dass Ressourcen und Aufmerksamkeit auf die strategisch wichtigen Projekte des Unternehmens gelenkt werden können.

Weitere Details zu dieser Referenz und zu dem Projektaufwand nennen wir Ihnen gerne auf Anfrage.

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Umsatz sichern: Flatrates richtig kalkulieren

Montag, 19. Januar 2009

Seit einigen Jahren werden auch in Deutschland und Europa Flatrates in den verschiedensten Branchen angeboten. In der Vergangenheit konnte man aber manchmal beobachten, dass eine Flatrate schon kurz nach dem Angebotsstart wieder zurückgezogen oder einzelnen Nutzern wegen “übermäßigem” Gebrauch gekündigt wurde. Die Anbieter hatten sich bei der Gestaltung des Angebotes schlicht verkalkuliert. Dadurch haben sie nicht nur Geld verloren, sondern auch ihr Image durch den Rückzieher beschädigt.
Bei der Kalkulation von Flatrates gibt es einige wichtige Regeln (1)  zu beachten, damit diese Angebotsform dabei hilft, Umsatz und Kundenloyalität zu erhöhen.

  1. Flatrates nur bei festen fixen Kosten anbieten: Wenn Ihnen als Anbieter beim Erbringen der Leistung variable Kosten entstehen, so ist damit ein erhebliches Risiko verbunden. Sie sollten also darauf achten, für einen Flatrate-Tarif nur Leistungen anzubieten, bei denen Ihnen durch signifikante Mehrnutzung der Kunden keine zusätzlichen Kosten entstehen.
  2. Individuelle Flatrates anbieten: Sofern Ihre Form der Leistungserbringung und des Reportings es erlauben, sollten Sie individualisierte Flatrates anbieten, die auf dem historischen Verbrauch Ihrer Kunden basieren. Wenn Sie die Nutzung Ihrer Kunden aus den vorherigen Monaten kennen, können Sie das Angebot darauf ausrichten. Ihre Kunden profitieren von Kostentransparenz und -kontrolle und auch Sie behalten die Kosten bei der Erbringung der Leistung im Griff.
  3. Nutzen Sie Überkapazitäten: Sie kennen das Modell von Airlines, der Bahn und den Automobilverleihern: An Wochenenden werden Ihnen günstigere Tarife angeboten, die die Auslastung der Anbieter besser zu steuern helfen. Auch von den Telekommunikations-Anbietern kennen Sie die verschiedenen Tarife zu Haupt- und Nebennutzungszeiten, die die gleiche Zielsetzung verfolgen. Die Verfügbarkeit mehrerer Tarife zu unterschiedlichen Zeiten vermeidet das Abwandern der Kunden zu anderen Anbietern: Sie können die Kundenbindung damit erhöhen.
  4. Servicelevel garantieren: Manchen Kunden fürchten, sich bei Abschluss eines Flatrate-Tarifes zu sehr in die Abhängigkeit vom Anbieter zu begeben. Diesen Vorbehalt können Sie umgehen, indem Sie den Kunden ein Servicelevel-Versprechen glaubhaft versichern können. Dessen Glaubwürdigkeit lässt sich erhöhen, indem Sie einerseits Referenzen bestehender Kunden anführen oder von einer unabhängigen Institution bestätigen lassen. Plattformen wie benchpark eignen sich dazu, wenn Ihr Angebot sich nicht sogar dazu eignet, vom TÜV oder der Stiftung Warentest untersuchen zu lassen.
  5. Nutzensintensität steuern: Allgemein gilt im Marketing der Grundsatz “make intangibles tangible” (und umgekehrt). Sprich, eine eigentlich immaterielle Dienstleistung sollte möglichst “griffig” dargestellt werden, damit der Nutzen für den Kunden leichter zu erkennen ist. Die Anbieter von Wartungsdienstleistungen sind seit langem dazu übergegangen, im Anschluss von Einsätzen den Kunden einen Bericht zukommen zu lassen. Dieser zeigt z.B. die Vermeidung von Ausfällen durch den Einsatz auf und macht den Nutzen des Wartungsvertrages auch unterjährig sichtbar. Andere Beispiele sind die monatlichen Reviews z.B. in Form von Serviceberichten über die Einhaltung von SLAs. Durch die monatliche “Erinnerung” an den Dienst sind die Kunden sich dessen Nutzen bewusster und eher geneigt, ihnregelmäßig in Anspruch zu nehmen.
  6. Schnupperpreise anbieten: Vielen Kunden fällt es schwer, ihr eigenes Nutzensverhalten vorab einzuschätzen. Die daraus resultierende Konsumhürde können Sie abbauen, indem Sie den Kunden die kostenfreie oder -reduzierte Nutzung für einen beschränkten Zeitraum anbieten. In diesem Zeitspanne können die Kunden den Dienst intensiv ausprobieren und dessen Eignung für ihre Zwecke feststellen. Wenn es Ihnen gelingt, Ihre Kunden während dieser Phase zu begeistern, werden diese im Anschluss daran auch das kostenpflichtige Angebot gerne nutzen.
  7. Angebot strikt segmentieren: Um die eingangs besprochene übermäßige Nutzung durch “Power-User” zu vermeiden, sollten Sie das Angebot sehr strikt an das gewünschte Markt- und Kundensegment adressieren. Sie können dadurch die Profitabilität der Flatrate auch über die Startphase hinweg sicherstellen. Auf diese Weise lässt sich die Peinlichkeit vermeiden, nach kurzer Zeit das Angebot wieder vom Markt nehmen zu müssen.

Wenn Sie diese Regeln auf Ihre Unternehmung übertragen und bei der Kalkulation von Flatrates berücksichtigen, werden Sie ein Angebot schaffen können, welches auch in Krisenzeiten Konsumanreize schafft und Ihnen die Profitabilität bewahrt.

(1) Der Beitrag basiert auf dem Artikel “Wie Flatrates profitabel werden” in der Ausgabe September 2008 der Zeitschrift “Harvard Business manager”.

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Umsatz sichern: Konsumanreize schaffen

Sonntag, 18. Januar 2009

Im ersten Artikel der Reihe haben wir beschrieben, warum es wichtig ist, den Umsatz zu sichern anstatt dessen Verlust mit Einsparungen ausgleichen zu wollen.

In dieser Folge wollen wir einige Möglichkeiten aufzeigen, wie der Umsatz einer Service-Organisation auch in der Krise sicher gestellt werden kann.

Konsumanreize geben, auch bei industriellen Services

Ist Ihnen aufgefallen, wieviele Rabattaktionen und Finanzierungsmodelle der Handel und andere Branchen in den letzten Wochen aufgesetzt haben? Alle mit dem Ziel, die Verbraucher vom Konsumverzicht abzuhalten. Die Unternehmen schrauben dabei ihre Margenerwartungen herunter, müssen aber keinen Totalverlust des Umsatzes verzeichnen.

Was hält Sie davon ab, etwas ähnliches in Ihrer Unternehmung auch zu tun? Solche Angebote sind in Ihrer Branche nicht üblich? Dann werden Sie zum Querdenker und seien Sie der Erste!

Finden Sie heraus, für welche neuen Dienstleistungen Ihre Kunden in der Krise enpfänglich sein könnten. Versetzen Sie sich in deren Lage: Vermutlich befinden die sich in einer ähnlichen Situation wie Sie auch und müssen Kosten reduzieren. Zum Beispiel, indem sie fixe in variable Kosten umzuwandeln versuchen und damit flexibler handeln können.

Betreibermodelle

Bieten Sie Ihren Kunden also an, einen Teil dieser Aufgaben zu übernehmen und werden Sie zum Betreiber der Geschäftsprozesse Ihrer Kunden. Vielleicht sind Sie als Hersteller eines Produktes sowieso viel effizienter darin, als Ihre Kunden es jemals sein könnten.

Aber Vorsicht! Damit geht ein Großteil des Risikos auf Sie als Dienstleister über. Das können Sie sich nur leisten, wenn Sie selber fehlerfreie Prozesse etabliert haben.

Im ersten Schritt müssen Sie daher die Prozesse der Kunden sorgfältig aufnehmen, am besten gleich in einem formalen Modell wie der Business Process Modeling Notation (BPMN). Das bietet den Vorteil, dass Sie den Prozess später auch automatisiert in einem Business Process Workflow System (BPWS) ablaufen lassen können.

Dann stimmen Sie mit den Kunden ab, welchen Anteil Sie daran übernehmen und zu welchen Konditionen. Achten Sie darauf, in diesem Service Level Agreement alle Dienste und deren Leistungsparameter genau zu beschreiben. Die Laufzeit sollte auf ein Jahr begrenzt sein, bei mehrjährigen Verträgen mindestens aber regelmäßige Reviews mit Möglichkeiten zur Vertragsanpassung vorsehen.

Flatrates

Vielleicht lassen sich Ihre Produkte und Services auch als Flatrate formulieren? Kunden lieben diese Angebotsform, weil sie Planungssicherheit auf der Ausgabenseite bedeutet. So werden Flatrates selbst dann gewählt, wenn beispielsweise Volumentarife für die Kunden günstiger wären.

Werten Sie die Nutzungshistorie Ihrer Supportverträge aus und kalkulieren Sie z.B. ein Angebot mit “unbegrenzter” Anzahl von Vorgängen. Zur Kalkulation nutzen Sie Ihre Erfahrungswerte aus der bisherigen Nutzung, schlagen einen Sicherheitsfaktor auf und kommen so zu einem Flatrate-Angebot.

Wenn Sie IT-Services erbringen, können Sie zum Beispiel das Vergütungsmodell von Preis pro Nutzung auf  Pauschalbetrag umstellen. Auch hier benötigen Sie die Auswertung der bisherigen Nutzung Ihrer Leistungen, um ein Angebot kalkulieren zu können, das für Kunden attraktiv und für Sie trotzdem lohnenswert ist.

Bei der Kalkulation von Flatrates gelten ein paar einfache Regeln, die es zu beachten gilt. (wird fortgesetzt)

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Service in der Krise?

Samstag, 17. Januar 2009

Das Schreckgespenst “Rezession” geht um! Es vergeht kein Tag, da man nicht in den Nachrichten von einer weiteren Insolvenz, einem tiefen Finanzloch oder einem neuen Konjunkturpaket liest.

Was bedeutet die Krise für die Verbraucher?

In erster Linie führen die Berichte über Krise und Rezession dazu, dass die Angst um den eigenen Arbeitsplatz steigt. Wenn man von Insolvenzen liest oder hört, denkt man schnell “Und wann ist mein Arbeitsplatz dran?” Diese häufig unbegründete Furcht lähmt in Folge den Konsum. Investitionen und Käufe werden zurück gestellt, weil man das Geld vielleicht bald als Rücklage für die Arbeitslosigkeit benötigt.

Was bedeutet die Rezession für die Unternehmen?

Aus dem Konsumverzicht der Verbraucher wird der Auftragsrückgang für die Unternehmen. Umsätze bleiben aus oder kommen später als vorhergesagt. Die Kostenstrukturen in den Organisationen bleiben aber die gleichen. Der Zwang zu sparen steigt auch hier, zunächst im B2B-”Konsum”, dann auch intern. Im schlimmsten Fall kommt es zur Zahlungsunfähigkeit der Unternehmen.

Und die schürt dann weitere Angst um Arbeitsplätze….

Was bedeutet die Krise für Service- und Supportorganisationen?

Service Business ist in der Regel ein People Business, d.h. die Dienstleistungen der Unternehmen werden von Menschen erbracht. Im Hochlohnland Deutschland ist das ein teures Geschäftsmodell, das sich nur für höherwertige Services rechnet. So stehen den signifikanten Umsätzen (und Margen) häufig hohe Personalkosten gegenüber.

Wenn die Margen in der Krise schmelzen wird oft reflexhaft versucht, diese Personalkosten zu reduzieren. Dann fehlen jedoch die Ressourcen, um die Servicequalität aufrecht zu erhalten – die Kundenzufriedenheit wird sinken. Mit der steht und fällt aber die Kundenbindung. Sprich, die Bereitschaft der Kunden, weitere Produkte und Services von diesem Unternehmen zu kaufen. Es fällt weiterer Umsatz weg, der durch erneute Personaleinsparungen auf der Kostenseite kompensiert werden soll.

Wenn es dem Service-Manager nicht gelingt, den direkten Zusammenhang zwischen “seinen” Personalkosten und dem damit verbundenen Umsatz darzustellen, begibt das Unternehmen sich in eine Teufelsspirale.

Wie können Service- und Supportorganisationen auf die Krise reagieren?

Zunächst gilt es, einen kühlen Kopf zu bewahren und die Handlungsoptionen ruhig zu durchdenken. Angst ist dabei ein schlechter Ratgeber.

Ihr oberstes Ziel als Leiter einer Service-Organisation sollte sein, den Umsatz zu sichern, anstatt den Verlust mit Sparen kompensieren zu wollen.

Wenn Sie schon Einsparungen vornehmen müssen, sollten es intelligente Maßnahmen sein, die Ihnen weiterhin flexibles Handeln ermöglichen. Jetzt ist die Gelegenheit zu beweisen, dass Ihre Mitarbeiter wirklich Ihr höchstes Gut sind!

Umsatz sichern – warum?

Serviceverträge werden in der Regel über ein oder mehrere Jahre Laufzeit abgeschlossen mit jährlicher Vorabzahlung durch den Kunden.

Da Sie Ihre Leistung aus diesen Verträgen unterjährig nach und nach erbringen, müssen Rückstellungen dafür gebildet werden. Die werden dann im Laufe des Jahres allmählich aufgelöst. Man spricht neudeutsch auch vom sogenannten deferred revenue. Das ist der “Speck”, von dem Ihre Oganisation lebt.

Grafik: (Invoiced vs. Deferred Revenue, PDF)

Solange Sie regelmäßig frischen Umsatz aus neuen oder verlängerten Verträgen erhalten, wird die Kurve des deferred revenue nach oben zeigen und sogar steiler werden.

Bleibt der frische Umsatz aus, wird die Kurve abflachen oder gar sinken. Das gilt es zu vermeiden, denn dies ist Ihr planbarer Umsatz, auf dessen Grundlage Sie Ihre Organisationsentwicklung bauen.

Intelligentes Sparen – wie?

Wenn Sie schon Einsparungen vornehmen müssen, sollten es intelligente Maßnahmen sein, die Ihnen weiterhin flexibles Handeln ermöglichen. Jetzt ist die Gelegenheit zu beweisen, dass Ihre Mitarbeiter wirklich Ihr höchstes Gut sind! Welche Möglichkeiten Ihnen dabei offen stehen, beschreiben wir in der folgenden Artikelreihe.

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